Hier stehen als Hilfestellung für Planungsbüros und Gemeinden Formblätter für die Datenschutzrechtliche Informationspflicht, die Beteiligung der Träger öffentlicher Belange und die Verfahrensvermerke von Bauleitplänen sowie Muster für die Bekanntmachung des Aufstellungsbeschlusses, der Veröffentlichung im Internet und der Genehmigung bzw. des Satzungsbeschlusses zum Download zur Verfügung. Die Formblätter sind als Vorschlag und Hilfestellung zu verstehen und sind nicht zwingend zu verwenden.
Hinweise
Hinweis zur Benutzung des Formblatts „Datenschutzrechtliche Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO“:
Allgemeine Hinweise:
Das Musterblatt stellt keine abschließende Information für jedes denkbare Bauleitplanverfahren dar. Die Gemeinden trifft die Pflicht, das Musterblatt an die Anforderungen der jeweils gegenständlichen Planung anzupassen. Insbesondere können die Arten personenbezogener Daten von Planung zu Planung variieren. Um daneben die Informationspflichten nach Art. 13 Abs. 1 und Abs. 3 DSGVO zu beachten, wird den Gemeinden folgende Vorgehensweise empfohlen:
Das Musterblatt wird einerseits dauerhaft veröffentlicht. Hinsichtlich der Form der Veröffentlichung enthält die DSGVO keine Vorgaben. Eine Information auf der Internetseite der Gemeinde (z. B. durch Ergänzung der bisherigen Datenschutzerklärung) ist damit grundsätzlich ausreichend. Sollte eine Gemeinde üblicherweise auf anderen Wegen mit den Bürgerinnen und Bürgern kommunizieren (z. B. „schwarzes Brett“) wird empfohlen, eine Veröffentlichung (auch) auf diesem Weg vorzunehmen.
Zusätzlich wird das Musterblatt jedem konkreten Bauleitplanverfahren im Rahmen der Veröffentlichung im Internet beigefügt. Das Musterblatt wird folglich einmal allgemein veröffentlicht und anschließend jedes Mal für jedes konkrete Verfahren im Rahmen der Bauleitplanung. Dabei muss der Zweck der Datenverarbeitung bei jedem konkreten Verfahren entsprechend angepasst werden, siehe nachfolgenden Hinweis zu Nr. 1.2.
Zu Nr. 1.1:
Die Nennung eines Namens ist weder für die/den Verantwortliche/n noch für die/den Datenschutzbeauftragte/n erforderlich. Bezüglich des Letzteren ist die Einrichtung einer Funktionsadresse zu empfehlen.
Zu Nr. 1.2:
Der Zweck einer Verarbeitung von personenbezogenen Daten muss hinreichend bestimmt und eindeutig bezeichnet sein (Art. 5 Abs. 1 Buchst. b DSGVO). Um eine erneute Informationspflicht nach Art. 13 Abs. 3 DSGVO bei Zweckänderungen zu vermeiden, sind bei den Musterblättern folgende Formulierungen zu wählen; für die allgemeine Information (vgl. oben 1.1): „Die Verarbeitung der Daten erfolgt im Rahmen der Planungshoheit der Gemeinde zum Zwecke der Sicherung einer geordneten städtebaulichen Entwicklung und insbesondere zur Durchführung von Bauleitplanverfahren.“ Und für die konkrete Information (vgl. oben 1.2): „Die Verarbeitung der Daten erfolgt im Rahmen der Planungshoheit der Gemeinde zum Zwecke der Sicherung einer geordneten städtebaulichen Entwicklung und insbesondere zur Durchführung des Bauleitplanverfahrens … (Angabe des konkreten Bauleitplanverfahrens)“.
Hinweis zur Benutzung des Formblatts "Verfahrensvermerk Flächennutzungsplan":
Nach § 5 Abs. 5 BauGB ist dem Flächennutzungsplan eine Begründung beizufügen, die die wesentlichen Planungsüberlegungen und die nach § 2a BauGB erforderlichen Angaben enthält. Die Aufstellung des Flächennutzungsplans unterliegt den allgemeinen Verfahrensvorschriften der §§ 2 ff. BauGB, insbesondere der Beteiligung der Öffentlichkeit und der Träger öffentlicher Belange sowie der ortsüblichen Bekanntmachung der Genehmigung gemäߧ 6 Abs. 5 BauGB.
Verfahrensvermerke müssen insbesondere dokumentieren, dass die maßgeblichen Beschlüsse (z. B. Aufstellungs-, Änderungs- und Feststellungsbeschluss) von den zuständigen Organen gefasst wurden und der Plan in der Fassung vorliegt, wie sie beschlossen wurde. Die Rechtsprechung verlangt, dass auf einer Originalurkunde (Planurkunde) ein schriftlicher Vermerk des Bürgermeisters (bzw. des zuständigen Organs) angebracht ist, aus dem eindeutig hervorgeht, dass der Flächennutzungsplan in der vorliegenden Fassung beschlossen wurde; der Vermerk muss zeitlich nach dem Beschluss und vor der Bekanntmachung erfolgen. Ein bloßer Hinweis auf die Behandlung von Anregungen oder Änderungen genügt nicht; vielmehr muss die Identität der Planfassung mit dem Ratsbeschluss bestätigt werden.
Die Bekanntmachung muss den räumlichen Geltungsbereich und die wesentlichen Inhalte des Plans so deutlich machen, dass sich die Betroffenen verlässlich informieren können. Fehlerhafte oder unklare Verfahrensvermerke können zur Unwirksamkeit des Flächennutzungsplans führen.
Im Meinungsstand herrscht Einigkeit, dass die Einhaltung dieser formellen Anforderungen – insbesondere eine eindeutige und schriftliche Bestätigung der Planidentität durch das zuständige Organ – rechtsstaatlich geboten ist. Die Rechtsprechung (insb. OVG NRW, Urt. v. 21.01.2019 – 10 D 23/17.NE, OVG Münster, Urt. v. 24.09.2020 – 7 D 64/18.NE) betont die Notwendigkeit einer klaren Dokumentation und Ausfertigung auch für Flächennutzungspläne, nicht nur für Bebauungspläne.
Zusammengefasst: Verfahrensvermerke müssen die ordnungsgemäße Beschlussfassung und die Identität der Planfassung eindeutig dokumentieren; sie sind schriftlich vom Bürgermeister oder dem zuständigen Organ zu unterzeichnen und müssen vor der Bekanntmachung erfolgen. Die Anforderungen entsprechen den allgemeinen Regeln zur Ausfertigung von Bauleitplänen. Insbesondere bei Flächennutzungsplänen mit Außenwirkung (Konzentrationszonenplanung nach § 35 Abs. 3 S. 3 BauGB) droht sonst eine gerichtliche Aufhebung im Fall eines Normenkontrollverfahrens.
Hinweis zur Benutzung des Formblatts "Bekanntmachung der Veröffentlichung":
Im Falle einer Beteiligung Dritter gemäß § 4b BauGB hat die Gemeinde Art. 28 DSGVO zu beachten. Gemäß Art. 28 Abs. 1 DSGVO haben diese Dritten als Auftragsverarbeitende hinreichend Garantie dafür zu bieten, dass geeignete technische und organisatorische Maßnahmen so durchgeführt werden, dass die Verarbeitung im Einklang mit den Anforderungen dieser Verordnung erfolgt und den Schutz der Rechte der betroffenen Person gewährleistet. Externe Stellen dürfen diese personenbezogene Daten weiterhin nur erhalten, wenn diese von der Gemeinde auf ihre Pflichten als Auftragsverarbeitende vertraglich verpflichtet wurden und gewährleisten, dass sie diese Daten gemäß den Weisungen der Gemeinde verarbeiten (vgl. Art. 28 Abs. 3 DSGVO).
Für Gemeinden, die ihre Satzungen in einem nach Art. 17 Abs. 3 S. 2 BayDIG ausschließlich digital veröffentlichen Amtsblatt über das Internet bekanntmachen, weisen wir im Besonderen auf die Beachtung von Kapitel 5.2.9.3 hin.
